Pats didžiausias darbo trukdis yra susirinkimai. Štai kodėl:
1. Dažniausiai per juos kalbama apie abstrakčius dalykus;
2. Kiekvieną susitikimo minutę Tu išgirstate siaubingai mažai informacijos;
3. Jie nuslysta nuo kelio greičiau nei Čikagos taksi per pūgą;
4. Jiems reikia pasiruošti, o žmonės tam dažniausiai neturi laiko;
5. Dažniausiai susitikimo darbotvarkė yra tokia apytikslė, kad niekas nežino, koks yra susitikimo tikslas;
6. Susitikimuose atsiranda mažiausiai vienas pusgalvis, kuris eikvoja visų laiką su savo nesąmonėmis;
7. Susitikimai dauginasi: vienas susitikimas pagimdo kitą, tada tas – dar kitą, ir t.t.
Gaila, tačiau susirinkimams dažniausiai skiriamas laikas kaip televizijos kanalų programose. Jiems skiriama trisdešimt minučių ar valanda vien dėl to, kad tokiais intervalais dirba programinė įranga (turbūt niekad nesate matęs, kad kas nors, naudodamasi „Outlook“, paskirtų septynių minučių trukmės susitikimą). Blogai. Jeigu susirinkimo tikslams pasiekti užtenka septynių minučių, tiek laiko ir turėtumėte jame praleisti. Neištęskite septynių iki trisdešimties.
Kai gerai pagalvojate, tikroji susirinkimų kaina yra stulbinanti. Tarkime, suplanuojate valandos trukmės susitikimą, į kurį pakviečiate dešimt žmonių. Susitikimas tampa dešimties valandų susitikimu. Tu išnaudoji dešimt produktyvumo valandų, kad surengtum vienos valandos susitikimą. Tačiau, ko gero, realiai jis trunka penkiolika valandų: atsiranda protinio darbo trukdžių – turi nustoti daryti tai, ką darei, nueiti į susirinkimą, ten pradėti naują darbą, jį baigti ir grįžti daryti tai, ką darei iki tol.
Ar tikrai verta penkiolika produktyvumo valandų iškeisti į vieną susirinkimo valandą? Kartais gal ir verta. Bet tai vis tiek labai didelė kaina. Skaičiuojant grynai darbo valandomis, tokio dydžio susirinkimai tampa išlaidomis, o ne lėšomis. Suskaičiuok tą laiką, kurį prarandi ir įvertink, ar tikrai Tau tai apsimoka.
Jeigu jau nusprendi, kad tikrai reikia susirinkimo, naudok keletą paprastų taisyklių:
· nusistatyk laikmatį. Kai jis suskambės – susitikimas baigtas. Taškas;
· kviesk kuo mažiau žmonių;
· visada turėk konkrečią darbotvarkę;
· pradėk nuo konkrečių problemų;
· susitikimus renk ne konferencijų salėje, o ten, kur problema egzistuoja. Stebėk tikrus dalykus ir siūlyk tikrus pokyčius;
· susitikimą baik priėmęs sprendimą ir paskirk atsakingą už jo įgyvendinimą žmogų.
(Jason Fried ir David Heinemeier Hansson. NEDIRBK. Kaunas: Obuolys. 2011, 123-125 p.)
